Guía sobre contabilidad

Guía de contabilidad

La contabilidad es una herramienta fundamental para conocer la situación financiera en la que se encuentra una empresa. Se trata de un recurso mediante el que es posible administrar los gastos e ingresos de una compañía.

En el desarrollo de su actividad, cualquier empresa realiza operaciones de compra y venta que hacen que su patrimonio varíe. Esta parte de las finanzas consigue reflejar todos esos movimientos económicos y financieros. Gracias a ella, una organización puede establecer una serie de estrategias para conseguir mejorar su rendimiento económico en el futuro.

Qué es la contabilidad

Se trata de un conjunto de procedimientos estandarizados que permiten reflejar la actividad económica de una empresa en el día a día. A través de ella, una organización puede saber el dinero que hay disponible en la cuenta bancaria, el valor de sus existencias, el dinero que le debe un determinado cliente y muchas más cuestiones importantes.

Todas las empresas son conscientes de la importancia que tiene gestionar adecuadamente cada uno de los parámetros contables. No solo porque están obligados a hacerlo para cumplir sus obligaciones fiscales, sino porque les permite tomar decisiones fundamentales para que la empresa consiga determinados objetivos.

La contabilidad registra todas las operaciones económicas que lleva a cabo una empresa con el fin de que tenga la información necesaria para saber de dónde ha venido todo lo que tiene, adónde ha ido y cuánto le queda. Así, mediante esta herramienta, la organización tiene toda esa información ordenada y agrupada.

Guía de contabilidad

Origen de la contabilidad

Se trata de un recurso que lleva presente en la historia de la humanidad desde hace miles de años. Al principio, se hacía uso de la contabilidad antigua de manera más rudimentaria, en Roma o Egipto.

Sin embargo, tal como la conocemos hoy, tiene su origen en Italia, en la obra Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita, de Luca Pacioli. Este autor se dedicó a describir los métodos contables de los comerciantes venecianos. Y por primera vez, este documento comenzó a establecer la contabilidad de partida doble, es decir, lo que hoy conocemos como el debe y el haber.

Como los antiguos microestados italianos fueron los grandes promotores del comercio, toda la información que aparece en esta obra se fue adaptando y modificando, eso sí, sin perder en ningún momento su esencia original.

En la actualidad, se erige como uno de los sistemas más eficaces para conocer los diversos ámbitos de la información de las empresas. Aunque ha sufrido una evidente evolución, de forma que cada vez es mayor su grado de especialización, podemos decir que el origen de la contabilidad se remonta a muchos siglos atrás.

Para qué sirve la contabilidad

Sirve para que todas las operaciones que realiza una empresa queden perfectamente reflejadas en orden cronológico y tras la aplicación de una serie de normas obligatorias para hacerlo.

No solo es útil en el ámbito interno, sino que cualquier persona externa que tenga interés en conocer la marcha de la empresa puede hacerlo gracias a ella. Nos referimos a accionistas, proveedores o cualquier persona que necesite saber en qué estado económico se encuentra la empresa. Es decir, su utilidad podemos dividirla de la siguiente manera:

  • Interno: Para que la empresa pueda conocer en todo momento la situación económica por la que atraviesa y tomar las mejores decisiones gracias a ello.
  • Externo: Para proporcionar información de relevancia a inversores, proveedores, accionistas, Hacienda, entre otros. También es necesario tener en cuenta que los registros contables que tenga la empresa se toman como base para calcular los impuestos que debe pagar, de ahí su enorme importancia.

Términos básicos de contabilidad

Existe una contabilidad básica que es imprescindible conocer en el caso de ser el responsable de una empresa. Los conceptos más básicos que debe manejar cualquier persona en este sentido son los que vemos a continuación:

  • Activo: Los bienes y derechos que posee la empresa. Los primeros son elementos de los que puede disponer y los segundos deudas que otros tienen con ella.
  • Pasivo: Obligaciones de pago y deudas que tiene la empresa. Es decir, algún préstamo que le haya otorgado el banco, una determinada cantidad de dinero que se le deba a los trabajadores o cantidades pendientes de pagar a algún proveedor.
  • Patrimonio neto: Son las aportaciones de los titulares, las pérdidas de años anteriores, los beneficios no distribuidos y el resultado del ejercicio actual.
  • Plan contable: Es fundamental para aprender a hacer los asientos correctamente, ya que se encarga de regular todo lo que tenga que ver con esta materia.
  • Debe: En él se registran aquellas transacciones que impliquen que la empresa ingresa o recibe algo.
  • Haber: Su finalidad es registrar las operaciones que supongan la salida o entrega de algo por parte de la empresa.
  • Cargar una cuenta: Anotar una determinada cantidad en el debe de una cuenta.
  • Abonar una cuenta: Anotar una determinada cantidad en el haber de una cuenta.

Qué son los estados financieros

Los estados financieros son informes que van dirigidos, fundamentalmente, a agentes externos. En ellos, la empresa da a conocer cuál es su situación actual. Está obligada a emitirlos de forma periódica y muestran sus aspectos económicos, financieros y patrimoniales. Los estados financieros básicos son los que nombramos a continuación.

Estado de resultados o de pérdidas y ganancias

Detalla los ingresos y gastos que ha tenido la empresa en un determinado periodo de tiempo. Gracias a este informe, la organización puede saber si ha obtenido beneficios o pérdidas. Además, permite obtener información sobre cuáles han sido los gastos más importantes, De esta manera, sabrá cuáles debe recortar si no quiere seguir teniendo pérdidas o quiere generar más beneficios.

Los inversores estudian este estado contable para saber, aproximadamente, lo que vale en ese momento la empresa. En cambio, los deudores lo emplean para conocer la facilidad que va a tener la empresa para devolverles el dinero que le adeudan.

Estado de situación patrimonial o balance de situación

Si hablamos en términos contables, este estado indica el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa. Es decir, lo que posee, lo que debe y su capital neto, respectivamente. Es de mucha utilidad, ya que ofrece información muy valiosa con un simple vistazo, como los bienes de los que dispone la organización o el dinero que se les debe a los proveedores.

Es un estado financiero estático, es decir, no facilita información sobre las variaciones que han sufrido las partidas en un periodo de tiempo, sino la situación en la que se encuentran en un momento dado.

Las empresas necesitan llevar un orden para organizar de manera eficiente lo que le pertenece, lo que deben y qué se le debe. Para ello, resulta de gran utilidad el balance de situación o estado de situación patrimonial.

Estado de cambios en el patrimonio neto

Permite comprobar cómo ha evolucionado el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio económico. Está formado por dos partes diferenciadas: el estado de ingresos y gastos reconocidos y el estado total de cambios en el patrimonio neto.

Para contabilizar estos cambios se deben tener en cuenta los asientos contables. De esta manera, cuando se lleva a cabo una operación que afecta al patrimonio neto de alguna manera, debe ser contabilizada mediante un asiento. A final de año, esto debe reflejarse en el estado de ingresos y gastos reconocidos, y luego en el estado total de cambios en el patrimonio neto.

Estado de flujos de efectivo

Refleja todos los cobros y pagos que ha realizado la empresa en ese ejercicio económico. Con este estado se pretende ofrecer información sobre el origen del efectivo y el uso que se ha hecho de él.

El objetivo de llevar este control del efectivo es saber en todo momento cuál es el dinero que entra para poder programar cuál es el que sale. Una organización puede invertir este efectivo en activos líquidos como letras del Tesoro o activos del mercado monetario, y se contabilizarán como efectivo y equivalentes. Por lo tanto, un control riguroso de tesorería facilitará el éxito de la empresa.

Memoria

Básicamente, sirve para ampliar la información incluida en las cuentas anuales. Debe presentarse junto con los demás estados contables y forma parte de las cuentas anuales de las sociedades.

Su función es completar, ampliar y realizar aclaraciones sobre el resto de los documentos que se integran en las cuentas anuales.

Conceptos fundamentales de contabilidad para principiantes

La contabilidad para principiantes tiene una serie de conceptos que son indispensables a la hora de comenzar a trabajar con ella. A continuación, veremos cuáles son los más importantes.

El debe y el haber

Estos dos términos aparecen en los asientos contables, en las cuentas del libro mayor, en el balance de sumas y saldos y en el libro diario. En los asientos contables, la parte izquierda es el debe y la derecha el haber; ocurre lo mismo con las cuentas del libro mayor y el libro diario.

El balance de sumas y saldos tiene una columna que se llama «Debe» y otra que se llama «Haber». En ambas columnas aparece la suma de los movimientos que hayan sido anotados en el debe o en el haber de cada cuenta.

El saldo de una cuenta es el resultado de restar los importes del debe y los del haber. Si el importe del debe es superior, el saldo es deudor, si por el contrario, el del haber es mayor, el saldo es acreedor.

Para saber qué debe colocarse en uno u otro lado solo es necesario seguir esta técnica: las cuentas de activo o que representen gastos crecen por el debe y disminuyen por el haber. En cambio, las cuentas de pasivo y patrimonio neto o que representen ingresos crecen por el haber y disminuyen por el debe.

Bienes de la empresa

Es muy importante distinguir entre inversión y gasto. Hablamos del primer concepto cuando lo que se adquiere va a producir algún tipo de utilidad durante un plazo superior al ejercicio económico. En cambio, un gasto se da cuando se adquiere algo para integrarlo en el proceso productivo, por lo que su utilidad será inferior a la del ejercicio económico.

Mientras que las inversiones pasan a formar parte del activo de la empresa, los gastos no, ya que van directamente a la cuenta de resultados.

También es importante saber qué es el inmovilizado. Existen dos tipos:

  • Inmovilizado material: Conjunto de elementos físicos que forman parte de la estructura de la empresa y que le son necesarios para desarrollar su actividad. Por este motivo, permanecen en su patrimonio por un plazo superior a un año y no se adquieren o producen con intención de venderlos.
  • Inmovilizado intangible: La definición de este concepto es la misma que en el caso anterior. Sin embargo, se diferencia en que sus elementos no tienen una entidad física.

Financiación de la empresa

Lo que la empresa tiene, o bien lo ha conseguido mediante recursos propios, o bien a través de recursos ajenos. Se trata de conceptos de contabilidad básica para principiantes que vamos a desarrollar a continuación:

  • Recursos propios: Fondos que son propiedad de la empresa. Están formados por los beneficios no distribuidos y las aportaciones que han hecho cada uno de los socios.
  • Recursos ajenos: Fondos que obtiene la empresa y con los que se ha endeudado. Por lo tanto, los tiene que devolver.

Con todo lo que la empresa «tiene» nos estamos refiriendo a su activo, es decir, todos los bienes y derechos de los que es titular: maquinaria, mobiliario, dinero en bancos o caja y muchos más.

Esperamos haber resuelto tus dudas sobre la contabilidad. Antes de comenzar a manejarte con soltura, es necesario que tengas muy claros los conceptos básicos que hemos visto. Yuki dispone de un software que automatiza una gran cantidad de procedimientos contables. De esta manera, te será menos complicado llevar la contabilidad de tu empresa. Además, dispone de una demo gratuita que puedes descargar para que compruebes todas las ventajas que conlleva su uso.

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