Suplidos, aprende qué son y cómo contabilizarlos

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¿Tu empresa realiza pagos por un cliente y después se los cobra? Este hecho es un concepto contable a tener en cuenta para manejar de manera adecuada tus facturas. Se conoce como suplidos y es indispensable que sepas cómo introducirlos en tu registro contable. Antes que nada, pero, vamos a explicarte qué son los suplidos.

Definición de suplidos contabilidad

Los suplidos en contabilidad son aquellos pagos que se efectúan en nombre de un cliente para después cobrárselos. Para tener esta consideración, deben cumplir con 3 requisitos básicos:

  • La factura que justifica el pago ha de estar a nombre del cliente.
  • El usuario debe ser el que ha ordenado el pago del dinero.
  • Justificar que el pago se ha hecho realmente.

Para entender bien lo que son los gastos suplidos en contabilidad, te ponemos un ejemplo. Imagina que uno de tus clientes solicita el servicio de uno de tus colaboradores de confianza para arreglar el jardín de su casa. Si te dice que te encargues tú de pagar a este profesional y que, posteriormente, como cliente, esta cantidad te la abonará a ti, es un suplido. Es decir, el jardinero trabaja para él y le factura, pero tú le das el dinero. Posteriormente, tu cliente recibe tu factura por este importe.

Pasos para contabilizar factura con suplidos

Contabilizar una factura con suplidos requiere tener en cuenta la normativa existente en aspectos como el IVA. En este sentido, es indispensable resaltar que:

  • El sujeto que paga el dinero en nombre del cliente no puede deducirse el IVA gravado.
  • El importe del suplido no puede ser incluido en la base imponible del IVA repercutida al cliente.

Del mismo modo, al contabilizar un suplido, hay que señalar que todas estas operaciones no inciden en la empresa mandataria. Además, si la empresa hace una actividad por cuenta de otro cliente, solamente existirá un registro contable de los ingresos correspondiente, sin considerar las responsabilidades directas del mandatario.

Si hablamos de cómo se contabiliza la retribución, se declarará el importe neto de la cifra como una actividad ordinaria. Es decir, como aquella que se lleva a cabo habitualmente en el ejercicio profesional.

En el caso de que tenga lugar alguna recompensa o “comisión”, esta se integrará en el resultado anual del negocio en el período en el que se ha devengado. Por contra, si esto no es habitual y el dinero no forma parte de los devengos de su actividad habitual, se contabilizará en uno de los subgrupos, sin que se considere parte de la cifra de negocios oficial.

Asimismo, es necesario dotar de provisiones y que el mandatario tenga responsabilidades en la actividad. Las cuentas de subgrupos específicos, como el 69 y el 79, son indispensables para su presentación.

Finalmente, no podemos olvidar que, aunque el suplido está dentro de la factura que emitirás a tu cliente, no debes sumar el importe a la base imponible del IVA. Simplemente, se incorporará a la cantidad total que quieras cobrar. Para ello, adjuntarás la factura del suplido a la que lo contiene y se dará al destinatario.

Cómo hacer más eficiente la contabilización de los suplidos contables

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