Cómo hacer facturas como un experto

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¿Cómo hacer facturas? Sin duda, esta es una de las principales dudas a las que se enfrentan los empresarios o profesionales que inician su vida profesional. Y que deben aprender a manejar exitosamente. Por ello es recomendable usar un software de contabilidad especializado como el de Yuki para la gestión de la facturación.

Qué es una factura

Se trata de un documento oficial en el que se refleja una transacción comercial entre un negocio y un cliente. Su emisión es obligatoria por parte de cualquier empresa o profesional autónomo y, además, debe reflejarse en un libro de contabilidad.

Sirve para controlar todas las operaciones que se hacen en el ámbito de una actividad profesional durante un período determinado de tiempo.

Cómo hacer facturas correctamente

Lo primero que debes saber sobre este tipo de documentos es que tienes dos opciones básicas. Puedes hacerlas:

  • Con un documento Excel o Word, que puedes imprimir o enviar por correo electrónico si lo guardas en formato PDF.
  • Usando un ejemplo de factura de los existentes en los programas de contabilidad y facturación, como el de Yuki.

Sea la opción que sea la que escojas, es necesario que tengas en cuenta los elementos que debe reflejar y la manera en cómo se calcula su importe total.

Así, debe incluir obligatoriamente:

  • Título.
  • Fecha en que se emite.
  • Número de documento, que debe ser correlativo al de fecha inmediatamente anterior.
  • Datos de identificación del emisor, incluyendo el número de identificación fiscal (NIF).
  • Datos identificativos del cliente, también con el número de identificación fiscal (NIF).
  • Descripción de los productos o servicios que se facturan, con sus precios unitarios.
  • Total para cobrar, incluyendo la suma y resta de los impuestos a la base imponible.

En cuanto al cálculo de los impuestos, es importante destacar que la ley recoge la existencia de diversos tipos de IVA. El más habitual de ellos es de un 21 %.

Para obtener el IVA, debes considerar el valor del servicio o producto como base imponible. A esta cifra se le calcula el tanto por cien señalado y se le suma. Asimismo, recuerda que los euros que cobres en concepto de IVA debes declararlos trimestralmente y abonarlos a Hacienda.

En el caso del descuento del IRPF, se aplica a profesionales y empresas. Se diferencia del IVA en que su importe se resta de la base imponible. Su importe varía dependiendo de los servicios prestados, por lo que debes informarte de cuál te corresponde en función de tu actividad laboral.

factura ordinaria

Listado de buenas prácticas

Saber los pasos básicos sobre cómo hacer una factura es un requisito fundamental para la contabilidad empresarial, pero también merece la pena que tengas en cuenta algunos consejos que te ayudarán a la excelencia en esta tarea.

  • El orden en la facturación es fundamental. Tener una guía cronológica básica es esencial para controlar el desarrollo del año fiscal. Si necesitas diferenciar cada uno de estos documentos por las características de tu trabajo, puedes incluso añadir una serie a la numeración inicial.
  • Dedicar un tiempo de manera rutinaria a hacer este trabajo te ayudará a evitar errores e, incluso, a que se te pase por alto cobrar a algún cliente.
  • Ten en cuenta que solamente puedes emitir una factura original en cada caso, pero sí que puedes generar duplicados. En estos documentos, debe constar literalmente la palabra “DUPLICADO”.
  • Los duplicados tienen la misma validez cuando hay más de un destinatario del servicio o producto. Pasa lo mismo si se ha perdido el original.
  • Tienes que emitir el documento en el momento en que se haga la transacción comercial. De todos modos, ten en cuenta que, si se dirige a un empresario o profesional, tienes un plazo de un mes para hacerlo desde ese mismo instante.
  • Elige las plantillas de facturas que mejor encajen con tu actividad profesional. En la actualidad, puedes encontrar muchas en Internet, por lo que tendrás la oportunidad de priorizar la visibilidad de los datos y la funcionalidad del modelo.
  • También puedes optar por una recopilativa como factura ejemplo. Se trata de un modelo específico que reúne los conceptos de varias ordinarias en un mismo documento. Por lo tanto, agiliza la gestión contable en el caso de que puedas hacerla por tu actividad laboral.

Facturar con un software de contabilidad

Si utilizas un software de contabilidad, la facturación te será mucho más sencilla. Con este sistema, es más fácil acceder a toda la información y usar la plantilla adecuada para dar formato a cada documento.

Además, ahora que ya sabes cómo hacer facturas profesionalmente, en la demo gratuita de Yuki encontrarás todas las herramientas para estas tareas. Por ejemplo, la automatización de la facturación te permite agilizar estas operaciones y eliminar el riesgo de errores. También te permite inscribirlas en el libro de contabilidad correspondiente.

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