Guía de facturas. Qué son y sus usos

guia de facturas

Diariamente, las empresas procesan una gran cantidad de documentos administrativos, fiscales y económicos. Precisamente, uno de estos últimos son los más frecuentes, especialmente, cuando el volumen de negocio es amplio. En este artículo nos centraremos en la factura, un elemento imprescindible para una gestión eficiente de pagos y liquidaciones.

Con el paso del tiempo, estas han sufrido numerosos cambios como consecuencia de la transición digital y las nuevas normativas. Por tal razón, responderemos a una pregunta frecuente: ¿son lo mismo las facturas digitales que las electrónicas? En estos casos, te recomendamos el programa de contabilidad de Yuki para vincularlas y procesarlas de manera automática.

Breve repaso histórico de las facturas

Te sorprenderá saber que este documento es considerablemente más antiguo de lo que se suele pensar. Hay registros que datan del año 2900 a. C. en los que, por medio de la escritura cuneiforme, los sumerios la aplicaban a la agricultura. Más adelante, en la Antigua Grecia (año 1450 a.C., concretamente), existían modelos estandarizados.

No obstante, si llegamos a las civilizaciones más «recientes», podemos comprobar cómo el sistema de facturación se implantó en España. Fue para un pago realizado por el rey Felipe de Castilla (también llamado Felipe «el Hermoso») en el año 1504. Durante los siguientes siglos, su uso se fue expandiendo a todos los ámbitos de la economía.

Llegando a la Edad Contemporánea, asistimos a uno de los principales hitos en este repaso histórico. Fue la empresa Graham Brothers la que empezó a expedir modelos estandarizados y personalizados, incluso con el logo de la compañía. Sin embargo, no fue hasta 1981 cuando se elaboró la primera por ordenador, un gran avance para la época.

¿Qué es una factura?

Consiste en un documento de naturaleza comercial en el que se registra la compra o venta de un producto o la prestación de un servicio como parte de la actividad económica. En consecuencia, se establece una relación entre dos partes que deben efectuar una transacción de dinero.

Por su parte, posee validez a todos los efectos, es decir, que es reconocida por las autoridades como prueba de una determinada operación mercantil. En este sentido, es importante detenernos en dos aspectos específicos:

  • Fiscales: da cuenta de la base imponible para los impuestos que se deban gravar, así como de los regímenes.
  • Jurídicos: formaliza una relación entre dos personas físicas o jurídicas que se ha desempeñado de manera legal.

De igual manera, resulta imprescindible como parte de la actividad empresarial. El motivo es que es la prueba de que se ha producido y de que existe un volumen de negocio determinado y cuantificable. Así, el cliente tiene la demostración de haber realizado una adquisición concreta.

Cuando se emite, se demuestra que el proceso de intercambio ha finalizado de manera correcta. Esto se explica, habitualmente, de la siguiente manera:

  • El vendedor ha proporcionado el producto o efectuado la prestación del servicio para el que le han contratado.
  • El comprador ha recibido el producto o el servicio y ha pagado por este de la manera que fuera acordada.

Tipos de facturas

En realidad, este tipo de documentos están muy adaptados a la realidad de la compañía. Por tal razón, no sería posible encontrar un modelo unívoco (aunque sí muchas plantillas en la red). De todos modos, se han identificado distintos tipos de facturas principales, que son los más empleados diariamente por todos los sectores.

En primer lugar, tenemos la ordinaria. Esta factura es la más común y también la que resulta más básica a todos los efectos. Es la base de la que parten las demás que veremos después, con determinadas modificaciones y particularidades añadidas a su contenido. Consta de la identificación de vendedor y comprador, así como de la prueba de la operación económica realizada.

Por su parte, la proforma es equivalente a un presupuesto y no tiene validez fiscal, pero sí mercantil. Es decir, sirve de forma orientativa para que el cliente sepa, de manera aproximada, el coste que tendrá una determinada operación. Por lo general, están ligadas a la concesión de servicios y no a la venta de productos.

guia de facturas

La rectificativa, de igual modo, tiene la función de corregir datos que figuraban erróneamente en una ordinaria. Para ello, existe un plazo de cuatro años, aunque lo recomendable es emitirla cuando antes para evitar sanciones tributarias.

Después, tenemos la simplificada, que sustituyó a los tiques en el año 2010. Cumple los mismos requisitos que la anterior, pero no identifica a su destinatario mediante el NIF, solo al emisor. En este documento, el IVA no aparece especificado.

Por último, tenemos la recapitulativa, que corresponde a las compañías con un elevado volumen de negocio o que cuentan con clientela fija. De esta manera, combinan todas las ordinarias en una cada cierto tiempo y se simplifican las operaciones. Esto permite reducir la emisión de las ordinarias, generalmente, en el periodo de un mes.

Consideraciones legales sobre las facturas

En España, el marco legal de este tipo de documentos es muy amplio. En primer lugar, tenemos el Plan General Contable, que regula su funcionamiento desde el punto de vista mercantil. Después, están las directrices de la Agencia Tributaria con fines exclusivamente fiscales. Por último, tenemos las normativas estatales, como el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Lo primero que debes saber es quién está obligado a emitir una factura. De acuerdo con el último texto citado, los empresarios o autónomos han de hacerlo en los siguientes casos:

  • Cuando tengan como clientes a otros empresarios o autónomos.
  • Si el cliente es la Administración Pública.
  • En el momento que un cliente particular lo solicite.
  • Para efectuar operaciones intracomunitarias.
  • En el caso de ventas efectuadas a distancia.
  • Para ventas sujetas a regímenes tributarios especiales.

Por otro lado, es importante aclarar qué información debe contener una factura. En este sentido, nos centraremos en la ordinaria, puesto que es la base de la que parten las demás:

  1. Número de factura (será correlativo a la última emitida por el negocio).
  2. Denominación social, NIF y dirección fiscal del comprador y del vendedor.
  3. Fecha de emisión y de operaciones.
  4. Descripción básica del producto o servicio concedido.
  5. Precio por unidad y antes de aplicar impuestos de cada uno.
  6. Descuentos, bonificaciones o pagos adelantados.
  7. Impuestos aplicables (base imponible, tipo y porcentaje).
  8. Cuotas tributarias y contenido básico del IRPF.
  9. Importe total que se debe abonar.

Facturas digitales vs. facturas electrónicas: ¿son lo mismo?

Después de haber visto en detalle la factura y qué es, resulta primordial hacer referencia a una confusión muy común. Con la entrada en funcionamiento de la facturación electrónica, muchas personas y entidades consideraron que era lo mismo que la digital. Sin embargo, debes saber que se trata de documentos distintos que obedecen a finalidades muy diversas.

  • Las facturas electrónicas han sido procesadas íntegramente por ordenador mediante un programa de facturación.
  • Las facturas digitales, frecuentemente, han sido escaneadas y pasadas a un documento con soporte en el ordenador.

Respecto a su formato, también encontramos distintas diferencias:

  • Las electrónicas poseen formato UBL 2.0 (Universal Business Language) para integrarlas a un software de contabilidad.
  • Las digitales suelen figurar en PDF o en Word y se incorporan al software mediante reconocimiento óptico de caracteres.

Por otro lado, cabe hacer referencia a las situaciones en las que se utiliza cada una:

  • La electrónica es obligatoria, especialmente, cuando el cliente o destinatario es la Administración Pública.
  • La digital se emplea para reducir el espacio físico de almacenamiento (se guardan en una base de datos o en la nube).

En la actualidad, existe un debate acerca de la verdadera tipología de las facturas. Para ciertos autores, esta solo tiene carácter mercantil, pues se reflejan las compraventas y concesiones. Para otros, este va más allá y puede ser económico, fiscal, administrativo, jurídico y también mercantil.

Novedades en las facturas de 2022

Este año se han implantado varios cambios en la normativa de facturación nacional y comunitaria. El más importante es la Ley Crea y Crece, que obligará a expedir facturas electrónicas cuando las operaciones se efectúen entre dos compañías (B2B).

Cabe destacar que los autónomos también estarán expuestos a nuevas modificaciones en este sistema. La más reciente es que no podrán deducirse el IVA si reciben una factura simplificada. Por lo tanto, estas solo podrán ser tramitadas ante la Agencia Tributaria si contienen toda la información sobre el emisor y el receptor.

En el futuro, se espera que la facturación electrónica siga expandiéndose hasta alcanzar casi plenamente la totalidad de operaciones económicas. Para ello, los fondos Next Generation de la Unión Europea supondrán un impulso, según fuentes del Gobierno.

¿Problemas con la integración de facturas?

Como has podido ver, la factura es un documento imprescindible para empresas y autónomos. Constituye su principal demostración de la existencia de un volumen de negocio y da cuenta de que se ha efectuado un intercambio comercial.

Gracias a Yuki, disfrutarás de un programa de contabilidad para integrar todos estos documentos y gestionar la economía de tu empresa. Si quieres conocer su funcionamiento, un experto te lo explicará en nuestra demostración gratuita. ¡No te quedes sin ella!

Facebook
Twitter
LinkedIn

Categorías

Soluciones

Contáctanos para una demo

Nuestro equipo comercial te atenderá lo antes posible.

Las herramientas SaaS y cómo han revolucionado el acceso a la tecnología para las PYMES.

¡Inscríbete al Webinar el 27 de Septiembre a las 12:30h!