Guía de uso de la factura proforma

facturas proforma

¿Has oído hablar de las facturas proforma? ¿Sabes cuándo debes utilizarlas? Estos documentos tienen una función muy concreta, en nada comparable a la de las facturas ordinarias.

La gestión contable es esencial para cualquier negocio, por eso, es conveniente automatizar esta tarea con un software como Yuki. Pero, incluso con esta herramienta, necesitas poseer unos conocimientos básicos sobre contabilidad. Sigue leyendo para adquirirlos.

Definición de factura proforma

A la pregunta de qué es una factura proforma podríamos responder que es una prefactura. Porque, en realidad, se trata de un documento previo a una factura. Su finalidad es dejar constancia expresa de los productos o servicios que se incluirán en una transacción futura, así como de sus costes y características.

En consecuencia, refleja y detalla toda la información del pedido, pero como si fuera un borrador. Por lo general, la entregas o remites cuando te han aceptado un presupuesto. Se trata, por lo tanto, de un paso intermedio de confirmación del interés y la aprobación de las condiciones definidas. En ocasiones, permite presentar ante la Administración un documento de la transacción acordada antes de su ejecución. A veces es un requisito necesario para que puedas optar a ciertas subvenciones.

Carece de validez contable y se convierte en un documento expreso de compraventa. ¿Cuál es su finalidad? Servir como comprobante de una operación antes de iniciarla. Así quedan perfectamente delimitados los compromisos aceptados por las partes compradora y vendedora.

Una vez aceptada, y según el habitual proceso contable entre los agentes protagonistas, se emitirá una factura ordinaria antes del pago.

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Cuándo se suelen emplear las facturas proforma

Cualquier modelo de facturas proforma tiene unas aplicaciones definidas y concretas. Sobre todo, se emplean en tres ocasiones:

  1. Comercio internacional, a manera de oferta de venta o para documentar el valor y las partidas de la operación.
  2. Especificación comercial, con el fin de detallar con precisión qué productos o servicios se proporcionarán.
  3. Subvenciones y financiación, a modo de justificaciones y compromisos adquiridos.

Las diferencias de la factura proforma con otras

En general, la factura proforma modelo es un borrador que recoge los detalles de una venta o prestación de servicio. No es un justificante de pago ni tiene la misma validez legal, fiscal y comercial que el resto de las facturas. Es un documento meramente informativo.

En las cuestiones formales también presenta importantes diferencias con el resto de las facturas. Principalmente tres:

  • Debe tener numeración diferente y propia.
  • Ha de constar expresamente en ella su naturaleza de factura proforma, concretamente en el encabezado.
  • El nivel de descripción de los servicios o productos incluidos es mucho mayor: los detalles son especialmente importantes.

A veces, tendemos a confundir la factura comercial con la proforma. En realidad, no tienen nada que ver. La comercial sí tiene validez fiscal y, por ello, es inmodificable. Se trata de un documento definitivo e intocable. Sin embargo, las proformas se emiten con antelación a las facturas legalmente válidas, por lo que nunca son admitidas por la Agencia Tributaria. Como contrapartida, se pueden modificar sin injerencias, salvo la mutua aceptación de las partes.

¿No te queda clara la diferencia con el presupuesto? La distinción principal es que este es anterior y menos detallado. Tras una primera toma de contacto presupuestaria, si las partes lo deciden, se concreta la transacción definitivamente en la factura proforma.

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Ejemplos de factura proforma

Las plantillas de factura proforma comparten unos rasgos que es obligatorio respetar. Su falta de validez legal o fiscal no significa que no debas adecuar su creación a los criterios generalmente aceptados.

Existen seis condiciones que estas facturas siempre deben cumplir para considerarse proforma:

  • Incluir en un encabezado visible la leyenda «proforma».
  • Reflejar los datos del proveedor.
  • Identificar al cliente.
  • Mostrar una descripción completa de los productos o servicios.
  • Concretar cuántos se venden de cada uno.
  • Detallar el precio por unidad y el total.

En cierto modo, el modelo de las facturas proforma no difiere demasiado de las convencionales. De hecho, suelen emplearse como base para crear las finales. Ya te hemos mencionado cuáles son sus dos principales rasgos distintivos: la numeración propia y el encabezado específico.

Por lo demás, lo frecuente es plasmar estos contenidos:

  • Fecha de emisión.
  • Datos del proveedor: nombre comercial, CIF y dirección, principalmente.
  • Datos del destinatario.
  • Descripción detallada de la transacción.
  • Precios unitarios.
  • Base imponible.
  • Cuota de IVA.
  • Precio total.

Cómo elaborar una factura proforma

Elaborar facturas proforma te puede resultar tan sencillo como hacer las ordinarias o de cualquier otra clase. Solo necesitas contar con Yuki, una herramienta de gestión de la contabilidad para empresas. Mediante la automatización contable, te permite simplificar al máximo tus tareas contables y controlarlas con facilidad. Anímate a probarla y descubre sus ventajas: clica aquí y accede a nuestra demo gratuita, sin ningún compromiso.

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