Modelos de factura explicados paso a paso

modelo de factura

La facturación es uno de los aspectos que más complican la labor de una empresa cuando no se domina. Por ello, resulta esencial disponer de un conocimiento profundizado sobre su procedimiento y las imposiciones legales. De igual forma, es importante saber cómo elaborar un modelo de factura y qué información debe contener. Con la finalidad de apoyar a tu empresa, a continuación te explicamos en qué consiste este documento. 

Después, veremos cómo debes redactarlo, cuestión en la que Yuki te puede ayudar. Por último, nos centraremos en un aspecto que suele ser confuso: ¿en qué se diferencian de un presupuesto?

¿Qué es una factura y para qué sirve?

Lo primero que debes saber es que se trata de un documento de naturaleza mercantil. En concreto, detalla los productos o servicios vendidos al cliente, junto con una descripción de estos y su precio. Por lo tanto, la prueba de que se ha formalizado una operación de compraventa y demuestra la existencia de una relación comercial entre dos partes.

Este documento sirve como medio acreditativo. ¿Qué significa esto? Que corrobora que un negocio ha prestado un servicio o vendido el producto en concreto. Además, la empresa necesita poseerla para efectuar una adecuada contabilidad cuando finalice el periodo contable. Por el lado del consumidor, es indicativo de su pago de la forma que se estipule y bajo las cantidades acordadas.

modelo de factura

Ejemplos de factura y presupuesto

¿Cuál es la diferencia entre una factura y un presupuesto? Te lo explicamos en tres sencillos pasos:

  • La primera tiene carácter confirmativo y el segundo es una propuesta.
  • La factura se expide después del servicio, mientras que el presupuesto se da antes.
  • La primera es un documento oficial que sigue unas normas y el segundo es meramente informativo.

Un ejemplo de factura:

Una empresa de construcción finaliza una obra y elabora un documento en el que constan los servicios prestados, así como los materiales empleados. Su precio final es de 8000 € (impuestos incluidos y detallados). Cuando el cliente abone la cantidad, recibirá este documento como prueba de pago.

Un ejemplo de presupuesto:

La misma empresa, con anterioridad a empezar la obra, valora el proyecto y emite una propuesta. En este documento figura —de manera aproximada y orientativa— un total de gastos, junto con la razón de estos (materiales y servicios). El cliente puede aceptarla o, por el contrario, rechazarla.

Pasos para crear una factura

En general, el método para hacer una factura es siempre el mismo. Como no hay un modelo unívoco, seguir un orden de pasos es primordial, así como detallar la información obligatoria que debe incluirse para evitar reclamaciones o sanciones:

  1. Denominación: debe contener el término «factura» en su título para evitar confusiones.
  2. Fecha y numeración: hay que aclarar la fecha en la que se expide y seguir una correlación numérica.
  3. Datos básicos: han de figurar los datos comerciales del emisor y los del receptor.
  4. Descripción: en esta parte, se detallan los servicios o productos objeto de la compraventa.
  5. Cómputo: por último, se expone el precio total, junto con una aclaración de los impuestos.

En cuanto a su formato, puedes guiarte de esquemas preestablecidos. Por lo general, el modelo de factura en Word o el modelo de factura en Excel son los más empleados por la mayoría de softwares contables.

Tips para mejorar un modelo de factura

Más allá de la información básica y los criterios legales, existen ciertos consejos que te ayudarán en la elaboración de tus facturas. Recuerda que juegan un papel primordial en la imagen de tu negocio y en su gestión interna (contabilidad):

  1. Personaliza la plantilla: puedes tomar un modelo de factura en Word e incluir los colores corporativos y el logo.
  2. Detalla las condiciones legales: de este modo, tus clientes sabrán en qué casos pueden reclamar.
  3. Incluye una nota adicional: te permite escribir un mensaje de agradecimiento o proporcionar instrucciones de pago.
  4. Añade alguna bonificación: por pronto pago, fidelidad o proyectos de gran volumen.
  5. Emplea un software de facturación: así, gestionarás las facturas de una forma más rápida y con menor margen de error.

Por otro lado, es importante comentar que, en función del sector económico, pueden existir ciertas diferencias. Estas están más relacionadas con el formato de este documento que con su contenido. En consecuencia, es posible tramitar distintos tipos de facturas con mayor frecuencia: proforma, simplificada y rectificativa, entre otras.

¿Problemas con la gestión de facturas?

Contar con un modelo de factura para tu negocio resulta esencial, ya que te permite agilizar la gestión de la contabilidad y la fiscalidad, además de cumplir con los trámites administrativos obligatorios. ¿Te gustaría simplificar esta labor? 

Yuki te ayudará a automatizar la gestión y elaboración de estos documentos. Solicítanos una demostración gratuita y uno de nuestros expertos te explicará el funcionamiento de nuestro programa de contabilidad.

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