Todo sobre los tipos de facturas

tipos de facturas

¿Por qué hay distintos tipos de facturas? En este post te explicamos cuáles son sus diferencias y características. Es una información valiosa para aprovechar aún más el software de contabilidad Yuki y obtener la máxima eficacia en tu gestión contable. ¿Cuántas clases crees que existen en España?

Diferencias entre los tipos de facturas

Básicamente, existe un modelo de factura base llamada ordinaria. A partir de él se han desarrollado distintas variantes que cumplen finalidades distintas. Necesitas, por ello, tener claro cuáles son estas alternativas y en qué se diferencian.

Además, es preciso tener muy claro cuándo puedes —y debes— emplear cada una. De hecho, estas modalidades sirven para alcanzar diferentes propósitos.

factura simplificada

Qué es una factura

Todos los tipos de facturas en España comparten una función: dejar constancia de una transacción económica o comercial. Así, han de detallar las mercancías o los servicios obtenidos, la cantidad, el importe abonado y quién ha de pagar.

De hecho, generalmente tienen que incluir una serie de datos e informaciones:

  • Número o serie. Es un código correlativo que las ordena según su emisión.
  • Fecha de expedición. Define en qué trimestre se debe tributar.
  • Datos fiscales del emisor.
  • Datos fiscales del receptor.
  • Concepto.
  • Importe o base imponible.
  • Impuestos aplicados.
  • Método de pago.
  • En ocasiones, vencimiento.

Ahora bien, incluso entre clases de facturas iguales, no todas son idénticas. El emisor es libre de distribuir esta información como decida, según prefiera estética y estructuralmente.

Tipos de facturas en España

Vamos a explicarte ahora cuáles son los tipos de facturas más habituales en nuestro país. Tenemos seis:

  1. Ordinaria.
  2. Rectificativa.
  3. Recapitulativa.
  4. Proforma.
  5. Simplificada.
  6. Electrónica.

Factura ordinaria

Es la más frecuente y, por tanto, la más popular y fácil de reconocer. Se trata del punto de partida para el resto. Su finalidad es convertirse en prueba de una operación económica de compraventa o servicios.

Incluye, en consecuencia, toda la información obligatoria ya comentada, incluidos el IVA, la retención del IRPF y la cuota tributaria.

La recibirás al retirar tu coche reparado del taller, al contratar servicios de publicidad en una agencia y si compras un mueble para el salón. Son, sin duda, las que todos hemos recibido alguna vez y reconocemos fácilmente.

Factura rectificativa

Se utiliza para corregir una factura previamente emitida. Puede ser porque no cumple los requisitos legales o porque se ha rectificado la transacción.

¿Quieres un ejemplo? Has comprado una remesa de jerséis para tu boutique de moda y han llegado dañados. Como recibiste la factura del pedido por anticipado, tras avisar a tu proveedor del problema, este retirará la mercancía y creará una factura rectificativa. Este documento, en consecuencia, desactivará a la anterior.

También se utilizan para aplicar descuentos adicionales después de haber emitido una factura. No es infrecuente que estos se negocien a posteriori, por ejemplo, por una imperfección en la entrega. Piensa en unos folletos recibidos con un pequeño error cromático y, tras protestar, la imprenta te ha concedido un descuento del 15 %.

La factura rectificativa debe expedirse en cuanto se conocen los motivos para hacerlo. Incluso se puede hacer para contrarrestar varias facturas a la vez.

Además de los datos habituales, incluye:

  • Su condición de factura rectificativa.
  • Una numeración diferenciada de las ordinarias.
  • La identificación de la factura original a la que afecta, ya sea con el número o con la fecha.
  • Qué rectificación aplica.
  • Los motivos para ello.
  • El tipo impositivo y la cuota repercutida.

Factura recapitulativa

Se utiliza para agrupar o recapitular, dentro del mismo mes natural, varias operaciones para un mismo destinatario. Su valor es idéntico al de una ordinaria, si bien reúne distintos albaranes y presupuestos.

Para realizarlas han de incluir todas las ventas mensuales, así como una minidescripción de las operaciones agrupadas.

Su uso permite simplificar la gestión contable. Como referencia, puedes utilizar las facturas telefónicas que recibes de tu móvil.

Factura proforma

Es una fórmula excepcional porque carece de valor a efectos fiscales. En realidad, es comparable a una oferta comercial o a un presupuesto. Sin embargo, eso sí, contiene los mismos datos obligatorios de las facturas ordinarias. La principal diferencia es la numeración, pues es específica de las proforma, término que debe constar claramente.

Sirve para documentar la oferta presentada, especificando qué servicios y productos se proporcionarán y a qué precio. Asimismo, es conveniente indicar la fecha de vigencia; o sea, hasta cuándo se considera válida.

¿Cuándo se utilizan? Por ejemplo, al pedir una subvención estatal. Durante este proceso se suele exigir presentar una factura proforma, completa y detallada. Evidentemente, su aplicación estará condicionada a la concesión final de dicha subvención.

Factura simplificada

Es otro de los tipos de facturas más habituales. Desde el Reglamento de Facturación de 2010, han reemplazado a los tiques de toda la vida. Se utilizan con frecuencia en los pequeños comercios, como la panadería, así como en los bares.

Su validez fiscal es total, aunque prescinden de algunos datos obligatorios en las ordinarias. En concreto:

  • Los datos del destinatario.
  • La cuota de IVA. Solo refleja el porcentaje y la leyenda «IVA incluido».

Factura electrónica

Desde la nueva legislación de 2013, tiene el mismo tratamiento y funcionalidad que la factura en papel. No obstante, se genera y transmite por medios electrónicos y telemáticos.

La norma exige que incluya todos los contenidos obligatorios en las ordinarias. Además, ha de ser enviada de un dispositivo electrónico a otro, de modo que recoja el consentimiento de las partes.

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Todos estos tipos de facturas en España los usarás en tu negocio. Conocidas sus características y aplicaciones, te resultará más sencillo tomar las decisiones adecuadas.

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