¿Cómo realizar una plantilla de presupuesto?

plantillas de presupuestos gratis

El presupuesto es un documento primordial para los negocios, especialmente, en ciertos sectores económicos. Son cruciales para establecer un principio de relación con el cliente y destacar frente a la competencia. En ese sentido, los softwares contables como Yuki y el uso de plantillas de presupuestos gratis resulta fundamental para gestionarlos.

Más allá de su naturaleza comercial, poseen una dimensión contable y fiscal específica. ¿Sabías que deben cumplir con una serie de condiciones para ser considerados como tal? A continuación, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre los presupuestos.

¿Qué es un presupuesto?

Se trata de un documento que expresa, de manera aproximada, el coste que tendrá un producto o servicio. Su finalidad es proporcionar orientación al consumidor acerca de cuánto le costará su prestación o adquisición. Principalmente, se suelen asociar a bienes intangibles, pero puede tratarse también de tangibles que se realicen de manera personalizada o bajo demanda.

Por otro lado, incluyen información sobre la metodología, maquinaria o materias a emplear. Lo mismo sucede con los servicios asociados que se conciban y sean imprescindibles para lograr el resultado que desea el cliente. En cualquier caso, todos los datos deben detallarse para transmitir la máxima certidumbre posible.

Ejemplos de plantillas de presupuestos gratis

Para comprender mejor la finalidad de este documento, veremos distintos ejemplos en los que te detallaremos la información que contienen y el tipo de relación que se establece. Con el objetivo de hacerlo más fiel a la realidad, distinguiremos según varios sectores profesionales:

Ejemplo 1: empresa de fontanería

Un negocio especializado en pintura acude a una vivienda para ejecutar un proyecto. Posteriormente, emite un presupuesto en el que detalla el coste de los servicios:

  • Mano de obra: 20 € / hora.
  • Materiales: 215 € (desglosado a continuación).
    • Pintura de color: 100 €.
    • Pintura blanca: 100 €.
    • Masilla de relleno: 15 €.
  • Servicio de limpieza post-obra: 60 €.

Lo anterior obedece a la relación entre conceptos y precio de cada uno. Teniendo en cuenta que la actuación requiriera unas 6 horas, el total sería de 395 €. En este caso, la asesoría sería la encargada de redactarlo y facilitárselo a la empresa.

Ejemplo 2: agencia de interpretación

Una agencia de interpretación proporcionará servicios lingüísticos para un congreso de cardiología. Después de recibir la solicitud, hace llegar un presupuesto:

  • Interpretación directa; 6 horas: 200 €.
  • Interpretación inversa; 6 horas: 300 €.
  • Chuchotage, 6 horas: 200 €.

Considerando que los intérpretes suelen trabajar por parejas, estaríamos hablando de un total de 1400 €. De nuevo, esta cuestión quedaría en manos de una asesoría. En este ámbito, en concreto, suelen incluir condiciones acerca del desplazamiento, dietas y demás.

¿Cómo hacer un presupuesto paso a paso?

En realidad, no hay un modelo unívoco, por lo que tienes total libertad para emplear cualquier plantilla de presupuesto online. Eso sí, asegúrate de escoger una y adaptarla a la identidad visual del negocio.

Con la siguiente planificación, veremos cómo puedes elaborar este documento paso a paso:

  1. En primer lugar, deben figurar los datos principales. Por un lado, aparecerán los de la empresa (nombre, CIF y dirección). Por otro, están los del cliente, que es el receptor y debe estar identificado con nombre, apellidos y contacto.
  2. Posteriormente, hay que expresar detalladamente los conceptos, es decir, los productos o servicios que se proporcionan. Debe incluirse su nombre completo, el código (si existe) y una explicación en caso necesario.
  3. Junto con lo anterior, debe indicarse el importe. Es fundamental desglosar la base imponible y el IVA que se aplica (este dependerá del sector y del tipo de bien). Después, se expondrá la suma de ambos, que será el precio total.
  4. Por último, hay que especificar el modo de pago. Se debe aclarar si será en efectivo o mediante transferencia bancaria, así como si se solicita un anticipo.

Guía de buenas prácticas para elaborar un presupuesto

La ética profesional, por lo general, suele ser determinante para cerrar una operación financiera. Por ello, te recomendamos aplicar estos consejos en tus plantillas de presupuestos en Excel o tu plantilla de presupuesto en PDF, entre otros formatos:

  1. El plazo de entrega y las garantías deben figurar igualmente. Recuerda que este documento también sirve para convencer a un cliente frente a la competencia.
  2. Según el sector de tu negocio, necesitarás incluir unas condiciones legales. Estas dependerán del tipo de servicio o producto que proporciones, aunque han de quedar claras al final del presupuesto.
  3. Hay que incluir la validez que tendrá el presupuesto, es decir, el tiempo por el que se aceptarán esas condiciones. Generalmente, suele ser de un mes, pero recuerda que la firma no obliga a su cumplimiento por parte del cliente.

¿Resulta demasiado complicado?

Lo que está claro es que las plantillas de presupuestos gratis pueden ser una buena opción. La clave está en facilitar al cliente una información que de verdad le resulte orientativa. Con Yuki gestionarás todos los documentos contables en un software que te permitirá integrar todos los datos sobre tu negocio. ¡Prueba nuestra demo gratuita!

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