Gestión Documental para una máxima eficiencia

gestion documental

La gestión documental sigue siendo una de las asignaturas pendientes de las empresas. Incluso con la acelerada transición digital, sigue habiendo compañías que no saben procesar adecuadamente sus registros y ficheros. Por ello, es primordial incorporar estrategias adaptadas al volumen de negocio, a la plantilla y a una realidad cambiante.

Uno de los ámbitos más perjudicados por la ineficiencia es la contabilidad. En Yuki proporcionamos un sistema seguro y práctico en el que coordinar todos los datos sobre nóminas y liquidez. A continuación, conocerás todo sobre la gestión de documentos. Además, daremos respuesta a una cuestión muy planteada: ¿cómo garantizar la ciberseguridad en el almacenamiento en la nube?

¿Qué es la gestión documental?

Se trata del conjunto de actividades y operaciones que permiten procesar y organizar los documentos en la empresa. En este sentido, consiste en generar un ecosistema estructurado y coordinado para capturar, almacenar y recuperar los datos en cualquier momento, con independencia de si están en formato físico o electrónico.

Precisamente, debes saber que la transición digital está suponiendo un verdadero desafío en este sentido. Como la mayoría de empresas no la ha culminado, tienen que mantener archivos en los dos soportes. Esto da lugar a confusiones, errores y pérdidas que, con una gestión eficiente y en tiempo real, pueden solucionarse.

Con el objetivo de que comprendas a lo que nos referimos, te pondremos un ejemplo:

Una empresa de logística recibe un pedido por correo electrónico, que, obviamente, está en soporte digital. Sin embargo, los albaranes y facturas están en papel, lo que crea una dualidad que obstaculiza el proceso. Para solucionarlo, deben referenciar cada documento de manera que les permita recuperarlos aunque estén en distintos espacios de almacenamiento.

Lo anterior no es más que una de las situaciones más comunes en la actualidad. Después del confinamiento, incluso, muchos negocios tuvieron problemas para almacenar y recuperar los archivos procesados en formato digital. El teletrabajo, en este sentido, demostró que la gestión online de documentos sigue siendo un desafío.

La gestión de documentos desde el punto de vista contable

Después de haber visto qué es la gestión documental, nos centraremos en el ámbito que nos ocupa. La contabilidad es una pieza clave del negocio, pero se ve lastrada por la gran cantidad de archivos que se deben organizar. Para ello, se han incorporado una serie de normas y estrategias que persiguen los siguientes fines:

  • Posibilitar la recuperación de un registro contable en cualquier momento.
  • Facilitar el acceso a cualquier factura, pedido, presupuesto o similares.
  • Efectuar el expurgo de los documentos que ya no resulten necesarios.
  • Garantizar espacios seguros de almacenamiento de registros contables.
  • Conservar un registro de los datos contables procesados anteriormente.

Dentro de esta especialidad, se está innovando en la creación de sistemas de gestión y control documental. El objetivo es facilitar el trabajo y minimizar los errores humanos, siempre desde una perspectiva de mejora y revisión continuas. Como resultado, se puede disfrutar de las siguientes funcionalidades:

  • Coordinación de ediciones: permitir que varias personas puedan trabajar sobre un registro sin que las modificaciones de una eliminen las introducidas por otra.
  • Examen de versiones anteriores: recuperar una versión anterior del archivo para determinar posibles errores o incorporar datos antiguos al volcado general.
  • Registro de cambios: procesar un documento de manera que se pueda saber quién efectuó cada cambio y, por tanto, quién es responsable de un error.

Todo lo anterior permite, sin lugar a dudas, agilizar la actividad de este departamento. Lo más importante es encontrar un sistema adaptado a las necesidades de la corporación. Para ello, hemos preparado otro artículo en el que detallamos cuáles son los más relevantes en la actualidad.

Gestión documental en la nube

Con el auge de las nuevas tecnologías, se ha avanzado hacia la gestión documental en la nube. Más allá de lo que hemos visto antes, se trata de procesar, almacenar y editar archivos en una memoria online. De este modo, los datos permanecen fuera de la empresa, pero son accesibles exclusivamente desde esta.

Por lo general, este servicio no se concibe de forma aislada, sino que se integra con las plataformas de la compañía. ¿Qué significa esto? Básicamente, que la empresa almacena una parte de los datos —que suele constituir la base— y que, después, se desarrollan con el registro en internet.

Con el fin de que esta modalidad pueda funcionar, es necesario que exista una nube. En otras palabras, un espacio de almacenamiento online que tiene su soporte en un servidor externo. De esta manera, la información cumple con los tres requisitos básicos que garantizan su funcionamiento:

  • Seguridad. Los datos deben estar protegidos mediante sistemas de identificación y blindaje de información.
  • Accesibilidad. Es esencial que se pueda acceder a estos cuando sea necesario y desde cualquier lugar autorizado.
  • Organización. El registro debe estar estructurado y coordinado para que resulte sencillo de emplear.

Estos tres pilares son los que posibilitan que una compañía disfrute de las ventajas de esta modalidad. Durante los últimos años, cada vez son más las empresas de distintos sectores las que optan por esta estrategia. El informe Sociedad Digital en España, publicado por Fundación Telefónica, aclara cuántos negocios recurren a este sistema:

  • El 25 % de las pequeñas empresas.
  • El 44 % de las empresas medianas.
  • El 64 % de las grandes empresas.

Ventajas de la gestión de documentos

Como puedes ver, esta dinámica posee un potencial increíblemente amplio para la realidad interempresarial actual. Las cifras anteriores reflejan cómo la pandemia ha obligado a las compañías a asumir cambios casi de imprevisto. En consecuencia, todavía están comenzando a disfrutar de las siguientes ventajas, pero ya se está notando en su eficiencia interna:

  • Disminución de tiempo: el volcado, procesamiento y recogida de datos se realiza de manera mucho más sencilla cuando las bases están organizadas. El archivado, por su parte, pasa a ser mucho más ágil gracias a la incorporación de normas y estándares.
  • Mejora constante en procesos: los registros dan cuenta de la eficacia de los procesos de compraventa, producción, marketing, etc. Si podemos acceder a estos rápidamente, obtendremos un feedback muy valioso que servirá para optimizarlos de modo continuo.
  • Incremento en la productividad: cuando los departamentos de contabilidad, RR. HH. o comunicación tienen la posibilidad acceder a sus registros de forma sencilla, el impacto es muy positivo. Dicho con otras palabras, resultan más productivos al poder recuperar cualquier dato pasado.
  • Unificación del proceso: como un registro puede ser tratado por numerosas personas, la gestión permite asignar roles a cada uno. Lo mismo sucede con los horarios de acceso, los espacios de trabajo y las responsabilidades. De esta manera, toda la empresa trabaja siguiendo un mismo canon.
  • Minimización del peligro: la inexistencia de una normativa de tratamiento de documentos produce un mayor riesgo de perderlos o romperlos accidentalmente. Cuando se desarrollan e incorporan protocolos, la probabilidad de este tipo de percances se reduce considerablemente.

Ventajas e inconvenientes de la gestión de documentos en la nube

Para comenzar, conviene que sepas que esta modalidad integra todas las ventajas que hemos visto antes, más otras que son propias. Por ello, solo señalaremos los tres puntos fuertes principales:

  • Disminución del coste: la gestión en la nube evita tener que dedicar espacios físicos al almacenamiento de archivos. El registro principal de la compañía puede figurar dentro de una plataforma online. Esto supone un ahorro de dinero invertido en mantenimiento del espacio.
  • Actualizaciones automáticas: cada vez que la nube recibe una actualización, esta se puede configurar para instalarse automáticamente en horario nocturno. De esta manera, el sistema está siempre incorporando las novedades más recientes y el blindaje de ciberseguridad se potencia aún más.
  • Compatibilidad con el teletrabajo: junto con esta modalidad, se está potenciando el trabajo híbrido, que ha llegado para quedarse. Por ello, es urgente que los empleados puedan acceder a los documentos internos desde sus casas y siempre con la máxima seguridad.

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Por su parte, también es posible señalar varios inconvenientes:

  • Posibilidad de ciberataques: según el Informe de Ciberpreparación 2022, publicado por Hiscox, más de la mitad de compañías españolas sufrió un ataque informático. Precisamente, una de las técnicas más empleadas suele ser el secuestro de datos, por lo que hay que invertir en ciberseguridad.
  • Ineficiencia con registros antiguos: cuando se implanta una solución en la nube, es primordial empezar a almacenar los archivos desde antes. Sin embargo, los registros antiguos (sobre todo en negocios con larga trayectoria) deben digitalizarse. En consecuencia, las tareas de escaneo pueden llevar incluso meses.
  • Elevado coste inicial: la gestión en la nube no es de por sí un gasto inasumible, pero sí que puede requerir un esfuerzo. Ahora bien, el retorno de la inversión (ROI) se suele estimar al corto-medio plazo gracias al incremento en productividad, accesibilidad y eficiencia.

¿Todavía no has comenzado con la gestión de documentos en la nube?

Como has podido ver, la gestión documental forma parte del futuro inmediato de las compañías. Tanto en España como en el resto del mundo, corporaciones de todos los sectores han comenzado a implantar estrategias. En Yuki te damos acceso a un software contable en el que puedes dar el salto a la nube. Para mostrarte su funcionamiento, te invitamos a conocer nuestra demo gratuita, explicada por un experto en la materia. ¡Descúbrela!¿Sabías que gracias a la gestión documental puedes obtener una gestión más eficiente? Descubre más beneficios.

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