La gestión documental más eficiente

Gestión Documental

Soluciones de digitalización para tu negocio

Este sistema de gestión documental te proporciona un entorno automatizado de emisión, registro e integración con contabilidad y archivado. ¡Digitaliza tu negocio!

Logra una gestión documental más eficiente

El procesamiento digital de facturas juega un papel central en la vida cotidiana empresarial. Te permite hacer una gestión documental más eficiente, indistintamente del tamaño de tu organización:

Facilita que las facturas entrantes, correspondientes con procesos comerciales, se registren significativamente más rápido y con almacenamiento automatizado.

Ofrece un nuevo nivel de agilidad con el archivo electrónico: recuperación rápida e intercambio de datos sin problemas con la contabilidad financiera.

Integración de contabilidad y archivos

Este sistema de gestión documental te proporciona un entorno automatizado de emisión, registro e integración con contabilidad y archivado.

Procesamiento de facturas con flujos de trabajo digitales

En el pasado

Las facturas entrantes se recibían como facturas en papel por correo, se copiaban, sellaban y enviaban como copias a los departamentos involucrados. Hoy en día, las modernas soluciones de TI basadas en software se hacen cargo de estos procesos.

Nuestra Solución

Para el procesamiento de facturas, puedes manejar este conjunto de procesos de forma completamente digital, desde la factura entrante hasta la contabilización. Como resultado, los empleados de tu empresa podrán gestionar las facturas mucho más rápido, ya que la copia, el reenvío, la verificación, la firma y el registro en papel ahora se realizan con soporte electrónico y automatizaciones

Tenemos objetos que persisten, se llaman archivos.

Ken Thompson

Soporte digital del procesamiento electrónico de las facturas recibidas

La base del procesamiento digital de facturas entrantes consiste en escanearlas inmediatamente después de recibirlas por correo. Una vez hecho, los documentos solo se procesan digitalmente. Lo mismo también se aplica, por supuesto, si recibes las facturas entrantes en formato digital, por ejemplo, como un archivo PDF por correo electrónico. En tal caso, se omite el proceso de exploración. 

La digitalización de facturas comprende otros aspectos. Concretamente, nuestra solución proporciona funciones preconfiguradas que tú y los empleados de tu empresa pueden usar de inmediato. Los flujos de trabajo están diseñados de tal manera que tienen en cuenta todos los pasos del ciclo de las facturas que deben efectuarse. Es decir, desde el momento de la digitalización a través del escáner, incluido el archivado inmediato a prueba de auditoría en el archivo. Recuerda:

Comienza con la captura de una factura electrónica, reenviándola a los departamentos relevantes de tu empresa, verificándola y finalmente registrándola después del proceso de aprobación.

El sistema te permite retroceder dentro del proceso.

Los empleados que procesan facturas tendrán la posibilidad de llevar a cabo consultas a otros departamentos involucrados en esta labor.

Archivo de facturas a prueba de auditorías

El archivo digital está completamente automatizado y resulta fácil e intuitivo en el día a día de los encargados de contabilidad. Las facturas entrantes electrónicas no solo deben procesarse, sino que, como documentos comerciales, son una parte esencial de la comunicación comercial. Desde un punto de vista fiscal, las facturas deben archivarse durante un largo período de tiempo y deben ser accesibles.

Guarda las facturas recibidas contabilizadas en el sistema de archivo a través de un proceso automatizado y encuéntralas fácilmente en el futuro. Las herramientas especiales incluso les permiten, por ejemplo, indexar facturas para que se archiven automáticamente. De este modo, tendrán acceso a ellas, prácticamente al instante, consultando el sistema de archivo de acuerdo con índices como nombres de proveedores, así como los números de factura y otros criterios, gracias a la función de recuperación.

Toda la documentación del sistema de archivo se almacena a prueba de auditorías, lo que te permite tenerla lista en cualquier momento. Además, cumple todos los requisitos relativos a los períodos de conservación legales para la gestión de documentos. ¡Descubre todo su potencial!

¿Listo para mejorar la gestión documental en tu negocio?

Los que  han probado Yuki ya no pueden imaginar como sería su negocio sin este sistema. ¿Vas a dejar pasar esta oportunidad de probarlo sin ningún tipo de compromiso?

Más funcionalidades de gestión documental y digitalización

Yuki te ofrece una plataforma muy completa y con un entorno para asistir los procesos de forma automatizada de Gestión Documental:

Compatibilidad con plataformas de facturación estandarizadas

En las plataformas de facturación, se establecen estándares para casos de uso específicos en el mercado. En este contexto, este programa trabaja dentro de un formato estandarizado para el intercambio de datos de facturas electrónicas y no se limita a soluciones específicas. Así, el intercambio instantáneo de datos con la agencia tributaria será el adecuado, ya que se ajustará al formato de datos XML requerido.

Automatización de los flujos de trabajo de facturación

Con nuestro software inteligente, los procesos de trabajo recurrentes que involucran facturas se pueden automatizar convenientemente. El resultado: un enorme ahorro de tiempo y una optimización significativa de todos los procesos comerciales. Gracias a la clasificación e indexación automática resultante de las facturas, tus empleados procesarán inmediatamente cualquier dato de la factura que haya sido clasificado sin pérdidas de tiempo.

Consulta todas las funcionalidades

Nuestro software es una solución completa que además de ayudarte en la gestión documental y digitalizar facturas te permite gestionar eficientemente estos campos. ¡Descubre todas las facilidades que te da nuestro sistema!

¡No esperes más para digitalizar tus archivos y facturas!

Con nuestro software inteligente, los procesos de trabajo recurrentes que involucran facturas se pueden automatizar convenientemente. ¿El resultado? Ahorrarás en tiempo y recursos de personal, tu equipo estará más contento y encontrarás fácilmente los archivos que buscas.

FAQs

¿Tienes dudas sobre nuestro software?

Sí. Nuestro programa está diseñado para acoger tanto los procesos de registro de facturas entrantes como expedición y almacenamiento de las salientes

Así es. De hecho, Yuki no solo te ayuda con la gestión documental, sino que es una potente herramienta que actualiza los asientos contables oportunos después del registro de la factura. Esto reduce las probabilidades de error en la contabilidad, lo que te permite blindarla ante auditorías internas y externas.

Gracias a la app móvil que ponemos a tu disposición, tendrás la posibilidad de subir fotos de tickets y facturas y llevar sus capacidades a cualquier parte donde se encuentren tus empleados. De esta manera, registrarás en el momento los movimientos contables asociados con cada documento para tener un control absoluto y eficaz en tiempo real. Por otro lado, la aplicación permite el acceso a diferentes informes y listados, por lo que se convierte en una herramienta multitarea que pueden aprovechar desde los comerciales hasta los gestores de contabilidad.